業務効率化できるシステムを開発したい | 東京都のシステム開発会社

業務効率化に関して課題を感じている方へ

このような課題はありませんか？

同じことの繰り返しが仕事になっていて、社員の成長につながらない。
目で見て確認する作業が多く、見落としや見間違いがどうしても発生する。
経験に頼った業務になっており、属人的になってしまっている。他の社員で代替できない業務がある。
EXCELファイルをまとめるのが仕事になっていて、結果の考察や、データの二次利用まで手が回らない。
業務効率を上げたいと感じているが、そもそもボトルネックが何か、判断出来ていない。
業務で利用するべき資料が担当者のコンピュータに存在し、全社活用が出来ていない。
顧客や協力会社との情報共有が出来ていないため、同じ情報をメールや口頭、FAXなどでやりとりしている。
管理用のEXCELファイルが散在してしまっている。バージョン管理が煩雑になっている。
ファイルの検索に手間がかかっている。
社員間や顧客とのファイルのやりとりが、担当者にしか分からない状態で、いつ、誰が、何の情報にアクセスしたかの管理が出来ていない。

自動化

「自動化」というと、最近はRPAという言葉が流行っています。RPAを使うことで、様々な業務を自動でこなしてくれる、強力なツールです。しかも、システムを構築する必要がなく、現場でどんどん自動化できます。

RPAではない自動化

一方で、RPAではない自動化も、たくさんあります。例をあげます。

【自動化できるシーン】

インターネット上にある競合他社の情報や統計情報を定期的に集めて、分析帳票を自動で作成する。
受注伝票を条件に従って自動で出荷出来る状態まで処理を進めて、お客様にメールを送信する。
週次や月次の報告用データを自動で作成する。
センサーなどを使って人やモノの動きを自動的に記録する。
お客様の行動に応じて、自動で販促を行う。
- 購入直後のサンクスメール、購入後のフォローアップメールや通知
- お問合せに対するフォローアップ
- サイト訪問の記録からのフォローアップ

目視確認や経験による判断の機械化

目視確認が必要だったり、経験による判断に頼っている業務を、コンピュータで代替することも検討できます。
人間と同じことを、コンピュータで瞬時に行うということも、可能な場合もありますが、多くの場合において、
機械化するにあたり、業務を見直します。特に経験に頼っていた業務は、ルール化することで、属人的な業務ではなく、皆で共有できる資産に変えることができます。また難しい作業をマニュアル化し、手元の端末でマニュアルを見ながら作業が出来るようにすることも検討できます。

この場合のシステム化の最大の目的は、業務の効率化という以上に、自社の独自の資産である、「経験値」の共有化、ということが出来るのではないでしょうか。

情報の共有化、一元化

担当者同士でのコミュニケーションに頼っている業務や、社外とのコミュニケーションが必要な業務が、全社で共有化出来ることで、業務効率が上がるケースも多々あります。コミュニケーションミスを低減させ、第三者も目を通すことで質の向上も目指せます。

EXCELファイル運用になっている業務などもWebシステムに置き換えることで、関係者が全員同じ情報を参照し、迅速な情報共有、情報の一元化、その他、必要に応じて他Webシステムとの連携など、検討出来るようになります。