DXの推進などもあり、ビジネスでは業務の自動化が注目されています。ツールを導入するためには、自動化への理解と事前準備が重要です。

ここでは、業務の自動化に関する基本的な知識や考え方、メリット・デメリットを紹介します。そのうえで、どのように自動化を実現していけばよいのかを考えていきましょう。

業務の自動化とは？

業務の自動化とは、紙や手作業で行ってきたアナログ作業を、ツールや端末、ロボットなどを使ってデジタル化することです。

テクノロジーの発展により、ビジネスは市場競争が激しくなりスピードが求められていること、また労働人口の減少により、作業の効率化・省力化が求められていることなどから、自動化する流れが加速しています。

業務の自動化には、オフィスでは伝票や請求書の入力などの定型業務、工場などでは継続的に行われる単純作業などがあります。

自動化ツールとは？

自動化ツールとは、手書きや手入力、手作業で行われてきた業務を自動で行うシステムのことです。一般的に、PCなどの端末を介してデジタル化するソフトウェアやアプリケーションや、コンピュータ、センサーなどで制御できるロボットなどがあげられます。自動化のツールと、自動化でできる例をいくつか挙げてみましょう。

RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）

RPAは、主にバックオフィス業務とよばれるPCでの作業を自動化するシステムです。伝票・請求書などの入力・発行、マーケティングや営業、経営のためのデータ収集、分析などにも使われています。

OCR

OCRとは、データをデジタル化する光学文字認識機能のことで、紙や画像ファイルを認識して文字データに変換する技術です。

AI

人工知能（Artificial Intelligence）と呼ばれるもので、人の力では及ばないほどの膨大な量のデータを処理・分析できる機能。学習させることにより予測や判断などを行うこともできます。

IoT

IoTは、「モノのインターネット（Internet of Things）」と呼ばれ、ネットワークやセンサーを介してさまざまなものが制御できる仕組みのことです。住宅、車、電子機器などを遠隔で操作します。

一般的に自動化は、決まった作業の繰り返しや、マニュアルに沿ってできるものなどに対して行われます。営業や取引先との交渉、企画立案、クレーム対応といった、人の意志や判断が求められるものに対して自動化することはできません。また、デザインなど人の感性に関わるクリエイティブな分野も、現段階では自動化するのは困難と言えるでしょう。

自動化を検討する場合は、自動化できること・できないことを認識し、人の力を分けて考えることが大切です。

自動化ツールのメリット

自動化することのメリットには、次のようなものが考えられます。

・人手不足に対応できる／人件費を削減できる。
・ヒューマンエラーを防止できる。
・従業員がコア業務に専念できる。

自動化することの大きなメリットは、人手不足に対応できることです。定型的なデータ入力や単純作業を自動化することが可能であれば、少ない人員でも作業時間や人件コストを削減することができます。また、手入力・手作業では不注意などからミスを起こす可能性がありますが、ツールやロボットはそのようなリスクを回避することが可能です。

そのための作業時間が削減されることで、従業員はコア業務に集中する時間を作ることができます。

自動化ツールのデメリット

自動化することは、メリットだけではありません。次のようなデメリットも考えられます。

・システム障害を起こす可能性がある。
・誤作動を起こす可能性がある。
・情報が漏えいするリスクもある。

自動化ツールやロボットは、故障や破損、データ量の多さなどによってシステム障害を起こす可能性もあります。その場合業務は停止してしまい、従業員がその業務のやり方や内容を把握していなければ手作業でも再開することはできません。また設定ミスや誤作動などの発生も考えられるでしょう。ツールやロボットはルール通りに動くように設計されており、例外が生じた場合人間のように臨機応変に対応することができないからです。

また自動化によるデメリットとして重視したいのが、情報漏えいです。ウィルスの感染や不正アクセスが考えられるほか、従業員の誤操作や持ち出しによる紛失などでも発生する可能性があり、機密情報や個人情報を扱う業務では特に注意が必要です。

自動化ツールを導入するステップ

では自動化ツールを導入する場合はどのような手順が必要になるでしょうか。ステップごとに見ていきましょう。

・自動化のプロジェクトチームを立ち上げる
・自動化する目的や業務を選択する
・運用のためのルールを作る
・テスト導入をする
・実装後の成果を確認する
・実装／運用を開始する

まずはプロジェクトチームを立ち上げ、自動化の導入・実装・運用までの計画を立てます。どのような目的でどのようなツール、またはロボットを導入するのか、社内調査、業務の洗い出しを行い、プロセスを分析します。自動化できる業務を抽出した上でツールやロボットの導入の検討を行いましょう。導入や運用にかかるコスト、スケジュールなど詳細まで決めていきます。

次に、自動化を運用するために必要なルールを策定します。誤作動や停止があった場合は誰に依頼するのか、報告作業はあるのか、メンテナンスはどのように行われるかといったことなどです。ツールやプロジェクトの内容によっては、テスト導入をしながら検討していくことも可能です。

ツールやロボットのテスト導入で実際の業務を行い、その効果を検証します。自動化により作業効率が向上している、ペーパーレス化や従業員の残業時間削減が見込まれるなど、一定の効果が見られたところで導入を決定しましょう。

はじめのうちは、リスクを抑えるために大規模なシステムを導入するのではなく、小さなもの、あるいは業務の一部に自動化を取り入れていくとよいでしょう。実際の導入で得られた効果だけでなく、自動化によって発生した課題なども抽出し、自動化が必要か、どのような見直しが必要なのかを改めて洗い出します。計画・事前準備をしっかりと行うことが成功につながります。

自動化ツールの選び方

自動化ツールにはさまざまな種類やサービスがあるため、どれを選べば良いのか難しいのも事実です。まずは何を自動化したいかを明確にし、対象となる業務やシステムとの連携がスムーズになるもの、操作性がよいものを選びましょう。連携業務が複雑になると、ツール自体が使いにくくなり効果が得られにくくなるためです。

また、セキュリティの高さや価格、サービスによっては、手厚いサポートを行っている、運用に関するカスタマーサービスを強みとしているところもあるので、さまざまな確度から比較・検討を行なってください。

まとめ

業務のデータ化・自動化を実現することは、その場の効果にとらわれるのではなく、生産性を上げることで働きやすい職場環境を作ることが大きな目的となります。コア業務に注力できる、ワークライフバランスを維持できる環境を作り、社員のモチベーションアップやイノベーションを目指しましょう。

また自動化ツールは導入して終わりではなく、日々の改善も継続して行う必要があります。自動化を成功させるためにも、信頼のおけるITパートナーを見つけ、しっかりと相談していくことが大切です。

（画像は写真ACより）